Fragen und Antworten

 

... in der Antragsphase
... in der Zuwendungsphase
... nach Projektabschluss

 

... in der Antragsphase

Wo finde ich das Antragsformular?

Die gesamte Eurostars-Antragstellung verläuft auf elektronischem Weg. Zunächst müssen Sie sich auf der offiziellen Eurostars-Webseite (www.eurostars-eureka.eu) registrieren. Mit dem jeweiligen Benutzernamen und Passwort können Sie sich dann einloggen und das Antragsformular nutzen. Bitte überprüfen Sie nach Fertigstellung des Antrages unbedingt noch einmal Ihre eigenen Kontaktdaten sowie die Höhe der beantragten Kosten/Ausgaben.

Muss sich jeder Partner registrieren?

Nein, es muss sich nur ein Partner, in der Regel der Konsortialführer, registrieren. Es ist sinnvoll, dass die Antragseinreichung in einer Hand liegt, allein schon um die Vollständigkeit der Dokumente zu gewährleisten. Allerdings sollte sich jeder Partner rechtzeitig mit seiner nationalen Kontaktstelle zwecks Beratung in Verbindung setzen und die „Guidelines for completing an application“ sorgfältig lesen.

Können Graphiken oder Bilder im Antragsformular verwendet werden?

In das Antragsformular selbst können keine Bilder oder Graphiken eingebunden werden. Diese können aber als Annex beigefügt werden. Bitte beachten Sie hierfür die Anleitung in den „Guidelines for completing an application“.

Können Partner aus Nicht-Eurostars-Ländern im Konsortium eingebunden werden?

Ja, sofern die Voraussetzung erfüllt ist, dass zwei weitere Partner aus zwei verschiedenen Eurostars-Ländern im Konsortium vertreten sind. Die Partner aus Nicht-Eurostars-Ländern müssen ihren Anteil selbst finanzieren oder sich um alternative Förderung bemühen. Mit Antragseinreichung müssen diese Partner bereits bestätigen, dass die Finanzierung Ihres Projektteiles gesichert ist.

Ist die Einbindung von Beratern für die Antragstellung sinnvoll bzw. notwendig?

Das Antragsverfahren bei Eurostars ist so einfach wie möglich gestaltet, damit es von KMU selbstständig durchgeführt werden kann. Das EUREKA-Büro steht Ihnen für alle Fragen kompetent und kostenlos zur Verfügung. Aus unserer Erfahrung führt die Einbindung von Beratern eher zu Fehlern oder Missverständnissen. Aber selbstverständlich ist es Ihnen überlassen, welchen Weg Sie wählen.

Sind die Angaben zu den Kosten/Ausgaben im Eurostars-Antrag auch für die spätere nationale Förderung bindend?

Ja!
Bitte kalkulieren Sie Ihre Kosten/Ausgaben bereits bei der Eurostars-Antragstellung so genau wie möglich und gemäß den nationalen Förderrichtlinien (s.u.). Ihre easy Kosten-/Ausgabenkalkulation muss bei der Antragseinreichung in der Entwurfsfassung gemeinsam mit dem Eurostars-Antrag hochgeladen werden. Eine spätere Abweichung nach oben ist nicht möglich, da die nationale Mittelbereitstellung pro Ausschreibungsrunde auf Grundlage der angegebenen Beträge aus den Eurostars-Anträgen erfolgt. Daher empfehlen wir Ihnen, die Kosten/Ausgaben zunächst mit Hilfe des Easy-online-Antrages zu kalkulieren und diese Werte daraufhin in den Eurostars-Antrag zu übertragen.

Welche Dokumente müssen bis zum Stichtag eingereicht werden?
  1. Der gemeinsame Eurostars-Antrag
  2. Für jedes Unternehmen der jüngste zur Verfügung stehende vollständige Finanzbericht (inkl. GuV, Bilanz und - falls vorhanden - einem Lagebericht, bei start-ups ein Businessplan). Wird dies versäumt, so ist eine nationale Förderung ausgeschlossen.
  3. Deutsche Antragsteller: easy Kosten-/Ausgabenkalkulation in der Entwurfsfassung

Alle Unterlagen müssen bis zum Stichtag hochgeladen werden. Den Easy-Entwurf hängen Sie bitte an den Finanzbericht mit an, da nur ein Dokument pro Partner hochgeladen werden kann. Forschungsinstitute können, sofern sie keine Finanzberichte mit hochladen müssen, den Easy-Antrag anstelle eines Finanzberichtes hochladen. Wir empfehlen, die Dokumente möglichst frühzeitig einzustellen. Wenn nötig, können Sie auch bis zum Stichtag noch die Dokumente ändern oder austauschen. Nach dem Stichtag sind weder Änderungen noch Ergänzungen möglich.

Können fehlende Unterlagen nach dem Stichtag nachgereicht werden?

Nein, alle notwendigen Unterlagen müssen bis zur Ausschreibungsfrist beim EUREKA-Sekretariat in Brüssel hochgeladen worden sein.

Muss man nach dem Stichtag noch etwas tun?

Ja!
Sie müssen in den Tagen nach dem Stichtag unbedingt erreichbar sein, da Sie innerhalb kurzer Fristen Unterschriften leisten müssen. Unmittelbar nach dem Stichtag erhält jeder Projektpartner verschiedene Formulare per E-Mail: 

  • Vom EUREKA-Sekretariat in Brüssel zur Überprüfung und Unterzeichnung des Antrages (das sogenannte Commitment and signature form) sowie die EU-SME declaration. Beide Formulare müssen ausgefüllt und unterschrieben innerhalb von 7 Tagen zurückgesendet werden.
  • Vom EUREKA-Büro: In Projekten ohne deutsches KMU ist für Hochschulen/Forschungs- und Wissenschaftseinrichtungen eine Erläuterung erforderlich, wie sie ihren Eigenanteil von 50 bzw. 35% finanzieren werden. Zur Finanzierung des Eigenanteils sind ausschließlich extern eingeworbene und ungebundene Mittel zulässig.
Wird mein Projekt gefördert, wenn es die Mindestpunktzahl erreicht hat?

Das ist davon abhängig, wie gut Ihr Projekt im Vergleich zu den anderen bewertet wurde (Position auf der Rangliste) und bis zum wievielten Rangplatz die deutschen Fördermittel in der jeweiligen Ausschreibungsrunde zur Verfügung stehen.
Nach der Bewertung der Eurostars-Anträge durch jeweils drei Gutachter wird durch das unabhängige, internationale Gutachtergremium eine Rangliste der zur Förderung empfohlenen Projekte erstellt. Diese Liste wird von den Hohen Repräsentanten der an Eurostars teilnehmenden EUREKA-Mitgliedsländer formal verabschiedet. Entsprechend der Förderbudgets der Eurostars-Länder werden entlang der Rangliste von oben nach unten die Projekte ermittelt, für die auf nationaler Ebene Fördergelder zur Verfügung stehen.
Stehen für ein Projekt seitens aller Partner Fördergelder zur Verfügung, werden die deutschen Teilnehmer aufgefordert, einen nationalen Förderantrag für ihr Teilprojekt zu stellen. Eine endgültige Entscheidung über die Förderung wird in Deutschland erst auf Grundlage des nationalen Antrags entsprechend der Fördermodalitäten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) getroffen.

Wie gut stehen meine Chancen, gefördert zu werden?

Bisher haben durchschnittlich ein Drittel der eingereichten Projektanträge die geforderte Mindestpunktzahl erreicht. Wegen begrenzter nationaler Förderbudgets liegt die Förderquote gemessen an der Zahl der Anträge oberhalb der Mindestpunktzahl bei 65%. Durch die sehr hohe deutsche Beteiligung am Förderprogramm konnten bisher mit Mitteln des BMBF nur etwa ein Drittel der oberhalb der Mindestpunktzahl liegenden Projekte gefördert werden. Viele Projektanträge werden nicht zur Evaluierung zugelassen, weil die Anträge entweder unvollständig sind oder nicht alle Eurostars-Kriterien erfüllt sind.

Welche Unterlagen sind Bestandteil des nationalen Förderantrages?

Für Unternehmen gilt: Der nationale Förderantrag besteht aus dem easy AZK (Antrag auf Gewährung einer Zuwendung auf Kostenbasis), der aussagekräftigen deutschen Zusammenfassung der Teilvorhabenbeschreibung und dem Verwertungsplan für das Teilprojekt. Werden die Arbeitspakete im Eurostars Antrag nicht ausführlich genug beschrieben, muss eine vollständige Vorhabenbeschreibung mit einer ausführlichen Darstellung der Arbeitspakete in Deutsch erstellt werden.

Zusätzlich sind im Falle von KMU Bonitätsunterlagen vorzulegen.

Für Hochschulen/Forschungseinrichtungen gilt: Der nationale Förderantrag besteht aus dem easy AZA (Antrag auf Gewährung einer Zuwendung auf Ausgabenbasis), der prägnanten deutschen Zusammenfassung der Vorhabenbeschreibung und dem Verwertungsplan für das Teilprojekt. Werden die Arbeitspakete im Eurostars Antrag nicht ausführlich genug beschrieben, muss eine vollständige Vorhabenbeschreibung mit einer ausführlichen Darstellung der Arbeitspakete in Deutsch erstellt werden. Aus dem Verwertungsplan muss hervorgehen, dass eine wirtschaftliche Verwertung der Projektergebnisse vorgesehen ist.

Achten Sie insbesondere darauf, ob und wie mögliche schutzwürdige Ergebnisse patentiert werden können.

Welche Unternehmen sind in Deutschland nicht förderfähig?

Großunternehmen können auf eigene Kosten an einem Projekt teilnehmen, sie erhalten in Deutschland keine Förderung. Unternehmen, die nicht juristische Personen sind (z.B. GbR oder e.Kfm.) sind nicht antragsberechtigt.

Wie hoch ist die maximale Fördersumme pro Projekt?

In Deutschland ist die Förderung für alle deutschen Teilnehmer eines Verbundes auf maximal 500.000 Euro begrenzt.

Welche Kosten bzw. Ausgaben sind förderfähig?

Die Förderfähigkeit der Kosten/Ausgaben richtet sich nach den Fördermodalitäten des BMBF sowie der Förderbekanntmachung zu Eurostars. Generell zuwendungsfähig sind forschungs- und entwicklungsbezogene Kosten/Ausgaben bis zum Abschluss der Prototypentwicklung. Klinische Studien und Verwertungsaktivitäten sind von einer Förderung ausgeschlossen.

Sind die Overheadkosten in allen Länder gleich?

Nein, da die Förderung nach nationalen Regeln erfolgt. Jeder Partner sollte sich bei seiner nationalen Kontaktstelle nach den gültigen Overheadkosten erkundigen.

Können Arbeiten im Unterauftrag vergeben werden und sind sie förderfähig?

Forschungs- und entwicklungsbezogene Unteraufträge sowie Dienstleistungen durch Dritte und Patentierungskosten sind förderfähig. Davon ausgenommen sind Unteraufträge an Dritte zur Wahrnehmung von Projektmanagementtätigkeiten (Unterstützung u.a. bei der Antragstellung, Abrechnung und Berichterstattung). Unteraufträge, die an ausländische Unternehmen oder Forschungseinrichtungen/Hochschulen vergeben werden, sind nur in begründeten Ausnahmefällen förderfähig. Übersteigen die Kosten für den Unterauftrag 20% der eigenen Kosten, kontaktieren Sie bitte das EUREKA-Büro.

Eine Unterbeauftragung von Partnern innerhalb des Konsortiums ist grundsätzlich nicht möglich.

Warum kann die tatsächliche Fördersumme des BMBF von den beantragten Kosten/Ausgaben im nationalen Förderantrag abweichen?

Erst mit dem nationalen Förderantrag werden die angesetzten Projektkosten/-ausgaben auf ihre Förderfähigkeit gemäß der BMBF-Regularien geprüft. Diese erfolgt unter Berücksichtigung der Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Kosten/Ausgaben. Dabei kann es zu Kürzungen kommen, wenn sich einzelne Kosten/Ausgaben als zu hoch oder nicht förderfähig erweisen.

Was muss zum Thema Ethik im Antrag beachtet werden?

Ethik ist ein wichtiger Teil des Antrags. Nach der Evaluierung prüft ein Panel aus mehreren Ethik-Experten die Eurostars-Anträge auf Ethik-Aspekte und wie diese durch das Konsortium adressiert werden. In unserem Download-Center stellen wir Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die Sie dabei unterstützt, mögliche Ethik-Aspekte in Ihrem Projekt zu identifizieren.

Falls Sie eine Frage der Checkliste mit „JA“ beantworten, prüfen Sie bitte anhand des Leitfaden der Europäischen Kommission zum Ethics Self-Assessement, welche Informationen in den Eurostars-Antrag aufgenommen werden sollten, um den Umgang mit dem Ethik-Aspekt in Ihrem Projekt angemessen darzustellen.

Kann ich ein Projekt, das im KMU Instrument nicht erfolgreich war, bei Eurostars einreichen?

Das KMU Instrument richtet sich an Projekte mit einem TRL von 6 oder höher. Diese hohe Entwicklungsstufe ist aufgrund der Wettbewerbsregeln national nicht förderfähig. Daher passt ein Projekt aus dem KMU Instrument i.d.R. nicht zu Eurostars. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie uns bitte vorab.

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... in der Zuwendungsphase

In welchen Abständen muss ich an wen berichten?

Hier ist zu unterscheiden zwischen der Berichtspflicht an das EUREKA-Sekretariat in Brüssel und an den Fördermittelgeber in Deutschland, also das BMBF:

  • An das EUREKA-Sekretariat berichtet während der Projektlaufzeit nur der Verbundkoordinator zweimal jährlich, dies sind die sogenannten Project Progress Reports. Alle Projektpartner sind dabei gemeinsam für die Richtigkeit der Angaben verantwortlich. Die Aufforderungen hierzu werden jeweils im März und im September verschickt. 
  • Auf nationaler Ebene müssen alle deutschen Projektteilnehmer nach Projektbeginn im Folgejahr einen Zwischenbericht für das vergangene Jahr und einen zahlenmäßigen Zwischennachweis vorlegen. Spätestens sechs Monate nach Projektabschluss sind der Schlussbericht und der Verwendungsnachweis über die entstandenen Gesamtausgaben/-kosten vorzulegen.
Kann man bei mehreren deutschen Partnern einen gemeinsamen Zwischenbericht abgeben?

Nein, jeder Partner muss einen gesonderten Zwischenbericht zu seinem jeweiligen Teilprojekt abgeben.

Wie und wann erhalte ich als Unternehmen die bewilligten Fördergelder?

Sie müssen Ihre Mittel quartalsweise im Nachhinein abrufen. Dafür senden Sie uns eine formale Zahlungsanforderung. Das Formblatt dafür wird ihnen automatisch zugeschickt.

Besteht die Möglichkeit zu einer Laufzeitverlängerung?

Falls die Projektziele innerhalb der geplanten Laufzeit nicht erreicht werden können, kann ein Antrag auf kosten-/ausgabenneutrale Laufzeitverlängerung gestellt werden. Die maximal zulässige Projektlaufzeit von 36 Monaten darf nur in begründeten Ausnahmefällen überschritten werden. Für eventuelle Mehrkosten/Mehrausgaben können keine Fördermittel bereitgestellt werden. Voraussetzung für eine Verlängerung ist u.a., dass die Projektziele erreicht werden und die Finanzierung gesichert ist.

Ist eine Aufstockung der Fördermittel möglich?

Eine Aufstockung der Fördermittel ist grundsätzlich nicht möglich.

Kann ein neuer Partner in ein laufendes Projekt aufgenommen werden?

Ja, allerdings besteht kein Anrecht auf Förderung. Der Projektleiter hat die Änderung dem ESE schriftlich mitzuteilen. Das ESE lässt den IEP-Chairman darüber entscheiden, ob die Änderung akzeptiert wird.

Ist die Wiedereinreichung eines in einer vorherigen Runde nicht erfolgreichen Projektes möglich?

Ja!
Führten formale Kriterien zum Ausschluss des Antrags, müssen diese dann beachtet werden. War eine schlechte Bewertung der Grund, sollte der Antrag auf Grundlage der mitgeteilten Gutachterergebnisse entsprechend verbessert werden.

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... nach Projektabschluss

Kann man bei mehreren deutschen Partnern einen gemeinsamen Schlussbericht abgeben?

Nein, jeder Partner muss einen gesonderten Schlussbericht zu seinem jeweiligen Teilprojekt abgeben. Der Schlussbericht ist Teil des Verwendungsnachweises, zu dem Sie nach Abschluss des Projektes von uns aufgefordert werden und für dessen Abgabe Ihnen eine Frist von sechs Monaten gesetzt wird.

Welche Berichtspflichten habe ich gegenüber dem EUREKA-Sekretariat?

Nach Projektabschluss müssen alle Projektteilnehmer einen Final Report an das EUREKA-Sekretariat schicken; weitere ein, zwei und drei Jahre später werden sie im Market Impact Report nach den Auswirkungen der Projektteilnahme z.B. auf die Mitarbeiterzahlen, Umsätze etc. befragt.

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